Contrats à durée déterminée successifs : que permet la Belgique ?

Un collaborateur saisonnier que vous rappelez chaque année. Un magasinier que vous engagez pour le pic de septembre à décembre. Une infirmière qui remplace un congé de maternité et qui reste encore un peu après. Dans de nombreuses entreprises belges, les contrats à durée déterminée s'empilent — souvent sans que personne ne tienne précisément le compte du nombre déjà signés.

C'est risqué. La loi relative aux contrats de travail part en principe du principe que la personne qui reçoit chaque fois un nouveau contrat à durée déterminée (CDD) est en réalité engagée à durée indéterminée. Et cette différence, vous ne la remarquez qu'au moment où vous voulez vous séparer d'elle : il faut alors soudain respecter un délai de préavis ou payer une indemnité de rupture.

Ci-dessous, nous passons les règles du jeu en revue, avec les chiffres à connaître et une méthode pratique pour garder une administration des contrats à toute épreuve.

D'abord ceci : un CDD doit être écrit et signé à temps

Un contrat à durée déterminée doit être établi par écrit, au plus tard au moment où le collaborateur commence à travailler. Pas le lendemain, pas à la fin de la semaine.

Cet écrit manque, ou vous ne signez que plus tard ? Ce sont alors les règles du contrat à durée indéterminée qui s'appliquent. La même logique vaut pour le contrat conclu pour un travail nettement défini.

Concrètement, cela signifie : contrat prêt et signé avant le premier shift, et la Dimona envoyée avant le début des prestations. Celui qui gère cela manuellement pour vingt saisonniers en même temps sait à quelle vitesse l'un d'eux passe entre les mailles du filet.

La règle de base : succession = présomption de durée indéterminée

Si vous concluez plusieurs contrats à durée déterminée d'affilée avec le même collaborateur, sans interruption imputable au travailleur, ces contrats sont légalement considérés comme un seul contrat à durée indéterminée.

Attention à ce petit mot : interruption. Une pause ne compte que si elle vient du travailleur (par exemple : il ou elle souhaite lui-même ne pas travailler pendant un temps). Un trou de deux semaines parce que l'activité était par hasard calme chez vous, ou un week-end entre deux contrats, ne rompt pas la chaîne. C'est précisément là que beaucoup d'employeurs se trompent.

Cette règle de base connaît trois exceptions.

Exception 1 : maximum 4 contrats, chacun de 3 mois minimum, 2 ans au total

Vous pouvez conclure jusqu'à quatre contrats à durée déterminée successifs avec le même collaborateur, à condition que :

• chaque contrat dure au moins trois mois, et
• la durée totale de la succession n'excède pas deux ans.

Si vous restez dans ces limites, le CDD reste un CDD. Un cinquième contrat, ou un contrat de six semaines glissé entre deux autres, peut faire basculer tout l'édifice vers la durée indéterminée.

Recalculez donc toujours deux fois avant de prolonger. Quatre contrats de six mois se situent exactement à la limite des deux ans. Quatre contrats de sept mois la dépassent.

Exception 2 : autorisation du Contrôle des lois sociales — 6 mois et 3 ans

Avec l'autorisation préalable de la Direction générale Contrôle des lois sociales (SPF Emploi, Travail et Concertation sociale), vous pouvez aller plus loin : des contrats successifs d'au moins six mois chacun, pour une durée totale de maximum trois ans.

Cette autorisation se demande à l'avance et vous devez motiver pourquoi votre entreprise en a besoin. Ce n'est pas une formalité que l'on régularise après coup : planifiez donc cette demande bien avant de poser sur la table la troisième ou la quatrième prolongation. Vous trouverez plus d'explications auprès du SPF Emploi.

Exception 3 : la nature du travail ou d'autres raisons légitimes

Comme employeur, vous pouvez aussi prouver que la succession est justifiée par la nature du travail ou une autre raison légitime. Pensez à un travail de projet avec une fin clairement définie, ou à des remplacements successifs de différents collègues absents.

La différence avec les deux premières exceptions : ici, la charge de la preuve repose entièrement sur vous. Veillez donc à ce que la raison figure noir sur blanc dans le contrat et à ce que votre dossier soit en ordre — qui remplacez-vous, pourquoi, et jusqu'à quand ? Si vous combinez des CDD avec des contrats de remplacement, des durées maximales s'appliquent en outre à l'ensemble. Faites toujours vérifier ce scénario par votre secrétariat social.

Que se passe-t-il si vous franchissez la ligne ?

Si la succession n'entre dans aucune exception, la relation de travail est traitée comme un contrat à durée indéterminée — avec effet rétroactif sur le plan de l'ancienneté. Les conséquences :

• vous ne pouvez plus simplement laisser la collaboration se terminer à la date de fin ;
• vous devez respecter un délai de préavis ou payer une indemnité de rupture ;
• l'ancienneté acquise dans tous les contrats précédents compte pour le calcul.

Chez un collaborateur que vous occupez déjà depuis deux ans par petits morceaux, l'addition grimpe vite. Surtout dans les secteurs où vous travaillez avec des dizaines de forces temporaires, comme la logistique et l'entreposage ou l'horeca, le risque n'est pas théorique.

Et une fin anticipée pendant un CDD ?

Un contrat à durée déterminée prend normalement fin automatiquement à la date convenue. Y mettre fin de manière anticipée est possible, mais à des conditions strictes :

• Pendant la première moitié de la durée, et dans les six premiers mois, chaque partie peut donner son préavis avec un délai calculé selon les règles ordinaires.
• Ensuite, une rupture unilatérale coûte la rémunération correspondant à la durée restante, avec un plafond lié au délai de préavis qui s'appliquerait dans le cadre d'un contrat à durée indéterminée.

La longueur de vos contrats devient donc un choix stratégique. Quatre contrats de trois mois vous laissent plus de marge de manœuvre qu'un seul contrat de douze mois — tant que vous restez dans les limites évoquées plus haut.

Comment garder cela sous contrôle en pratique

La loi n'est pas la partie difficile. Le difficile, c'est de savoir où vous en êtes avec 60 collaborateurs ayant chacun leur propre historique. Quatre éléments qui font la différence :

1. Tenez un historique des contrats par collaborateur. Pas par année, pas par établissement : par personne, sur l'ensemble des années. Le compteur des quatre contrats et des deux ans continue simplement de tourner.
2. Surveillez les dates de fin de manière proactive. Programmez une alerte au moins un mois avant l'échéance de chaque CDD. Vous choisissez ainsi en conscience entre prolonger, convertir en durée indéterminée ou arrêter — plutôt que de découvrir que quelqu'un travaille depuis trois semaines sans contrat valable.
3. Reliez contrat, horaire de travail et Dimona. Une prolongation qui figure bien dans le planning mais pas dans l'administration des contrats est un classique lors d'une inspection sociale. Lisez aussi notre guide sur les documents que vous devez avoir sous la main.
4. Envisagez le bon statut. Parfois, une série de CDD n'est pas la meilleure solution. Pour des pics courts et variables, le travail flexible — flexi-jobs, étudiants, intérim — peut être administrativement plus simple et moins coûteux qu'une chaîne de contrats qui glisse vers la durée indéterminée.

Des exemples sectoriels pour rendre les choses concrètes

• Horeca : un collaborateur que vous engagez quatre mois chaque été atteint deux ans après quatre étés. À partir de ce moment, un cinquième contrat saisonnier à durée déterminée n'est plus juridiquement sûr.
• Soins de santé : des remplacements successifs de différents collègues absents peuvent être justifiés, mais notez chaque fois qui est remplacé. Sans dossier, la justification tombe. Voyez aussi soins et bien-être.
• Commerce de détail : un renfort de fin d'année avec des contrats de six semaines sort de la règle des 4 x 3 mois. Cela peut passer une fois, mais si vous le répétez année après année avec la même personne, une chaîne se crée.
• Industrie : le travail lié à des projets s'appuie souvent mieux sur le contrat conclu pour un travail nettement défini, à condition que la fin de ce travail soit objectivement déterminable.

En résumé

Retenez trois chiffres : 4 contrats, minimum 3 mois chacun, maximum 2 ans au total. Avec l'autorisation du Contrôle des lois sociales, cela devient 6 mois par contrat et 3 ans au total. Et toute interruption qui ne vient pas du travailleur ne rompt pas la chaîne.

Celui qui centralise ce suivi, au lieu de le disperser dans des fichiers Excel séparés par établissement, voit d'un seul coup d'œil quel collaborateur approche de sa limite. C'est exactement ce que vous apportent un dossier du personnel bien conçu et une administration RH rationalisée : aucune surprise le jour où vous devez prendre une décision.