Planifier des intérimaires en logistique : les règles

Un camion qui se présente deux heures trop tard au quai, un client qui envoie encore 400 commandes supplémentaires à 16h, un pic autour du Black Friday : en logistique, vous savez rarement une semaine à l'avance combien de bras il vous faudra demain. C'est pourquoi les entrepôts, les centres de distribution et les entreprises de transport fonctionnent massivement avec des intérimaires.

Seulement voilà : en Belgique, le travail intérimaire est strictement encadré. Vous ne pouvez pas faire établir un nouveau contrat journalier chaque jour sans plus, il vous faut un motif valable, et depuis 2023 un recours excessif aux contrats journaliers peut vous coûter de l'argent via une cotisation ONSS particulière. Ci-dessous, nous faisons le point sur ce que vous devez savoir en tant qu'utilisateur — et sur la manière d'organiser votre planning pour rester flexible sans prendre de risques.

Qui est l'employeur, et qu'est-ce qui reste de votre responsabilité ?

Dans le travail intérimaire, il y a trois parties : l'intérimaire, l'agence d'intérim (l'employeur juridique) et vous, l'utilisateur. L'agence conclut le contrat, effectue la déclaration Dimona, paie la rémunération et traite les cotisations sociales.

Cela ne signifie pas que vous n'avez rien à faire. En tant qu'utilisateur, vous êtes notamment responsable de :

• le motif pour lequel vous recourez au travail intérimaire (et la preuve de celui-ci) ;
• le respect des règles relatives à la durée du travail sur le lieu de travail : temps de repos, pauses, limites journalières et hebdomadaires, travail de nuit ;
• le bien-être au travail : fiche de poste de travail, accueil, équipements de protection individuelle, instructions de sécurité ;
• l'enregistrement correct des heures prestées que vous communiquez à l'agence ;
• les procédures d'information et de consultation vis-à-vis du conseil d'entreprise ou de la délégation syndicale.

En bref : le payroll relève de l'agence, le planning et la charge de la preuve vous incombent.

Les motifs : pourquoi pouvez-vous engager un intérimaire ?

Le travail intérimaire n'est autorisé que dans les cas énumérés par la loi. Les classiques dans un environnement d'entrepôt ou de transport sont :

• l'augmentation temporaire de travail (pic saisonnier, volume supplémentaire d'un client) ;
• le remplacement temporaire d'un travailleur permanent (maladie, congé, contrat suspendu) ;
• l'exécution d'un travail exceptionnel (un déménagement de l'entrepôt, un inventaire ponctuel) ;
• l'insertion, en vue d'un engagement fixe.

Chaque motif a ses propres règles du jeu quant à la durée maximale et à la procédure avec la délégation syndicale. Pour l'augmentation temporaire de travail, par exemple, une autorisation préalable est nécessaire dans les entreprises dotées d'une délégation syndicale, à la fois sur le nombre d'intérimaires et sur la période. Vous trouverez la liste complète et les conditions auprès du SPF Emploi.

Conséquence pratique pour votre planning : le motif est lié au shift, pas à la personne. Celui qui figure dans votre horaire comme remplaçant d'un préparateur de commandes malade conserve ce motif aussi longtemps que la situation dure. Notez-le donc dans votre planning, afin de pouvoir le retrouver plus tard.

Contrats journaliers successifs : est-ce encore permis ?

Oui, mais pas sans conditions. Les contrats journaliers successifs sont des contrats de travail intérimaire auprès du même utilisateur qui durent chacun 24 heures maximum et qui se suivent immédiatement — ou qui ne sont séparés que par un jour férié ou par les jours d'inactivité habituels de votre entreprise. Si vous ne travaillez jamais le week-end, un contrat le vendredi et un contrat le lundi sont donc aussi successifs.

Ils ne sont autorisés que si vous, en tant qu'utilisateur, pouvez prouver le besoin de flexibilité. Ce besoin doit découler de l'une de ces situations :

• votre volume de travail dépend en grande partie de facteurs externes (météo, demande fluctuante des clients, livraisons imprévisibles) ;
• votre volume de travail fluctue fortement, par exemple parce que vous ne savez qu'en début d'après-midi combien de commandes partiront demain ;
• la nature de la mission est de courte durée.

Pour un centre de distribution e-commerce qui ne connaît son flux de commandes qu'à 17h, c'est démontrable. Pour une ligne de production qui tourne depuis des mois au même volume, beaucoup moins.

Si vous avez un conseil d'entreprise ou une délégation syndicale, vous devez l'informer chaque semestre du nombre de contrats journaliers successifs, du nombre d'intérimaires concernés et de la preuve — étayée statistiquement — de votre besoin de flexibilité. Une consultation annuelle sur le recours lui-même vient s'y ajouter.

La cotisation de responsabilisation : faites le calcul

Depuis 2023, il existe une cotisation ONSS particulière à charge de l'utilisateur lorsqu'un même intérimaire a chez vous trop de contrats journaliers successifs au cours d'un semestre. Le seuil est fixé à 40. À partir de là, vous payez sur tous les contrats journaliers successifs de ce semestre, de manière progressive :

• de 40 à 59 contrats : 10 euros × le nombre total ;
• de 60 à 79 contrats : 15 euros × le nombre total ;
• de 80 à 99 contrats : 30 euros × le nombre total ;
• 100 ou plus : 40 euros × le nombre total.

Un exemple : si vous occupez un intérimaire pendant 72 jours avec des contrats journaliers successifs, vous arrivez à 72 × 15 euros = 1.080 euros pour cette seule personne, pour ce seul semestre. Si vous faites cela avec dix personnes, on parle de plus de 10.000 euros de coût salarial supplémentaire qui ne figurait nulle part dans votre tarif horaire. Les détails et les exceptions se trouvent dans les instructions administratives de l'ONSS.

La leçon n'est pas « plus de contrats journaliers », mais : comptez. Celui qui tient un compteur par intérimaire voit largement à temps que quelqu'un approche des 40 et peut basculer vers un contrat hebdomadaire ou pluriannuel.

Comment rendre votre planning irréprochable

La plupart des problèmes dans les entreprises logistiques ne naissent pas de la mauvaise volonté, mais de l'éparpillement : le planning est dans Excel, les heures partent par mail vers l'agence, et le motif est dans la tête du chef d'équipe.

Quelques interventions pratiques :

1. Planifiez les intérimaires dans le même horaire que vos équipes fixes. C'est la seule façon de voir d'un coup d'œil si votre shift 6h-14h est pourvu et si quelqu'un ne figure pas dans deux shifts consécutifs.
2. Associez chaque contrat intérimaire à un motif et à une période. Cela prend dix secondes lors de la planification et vous épargne des heures de recherche en cas de contrôle.
3. Enregistrez les heures réelles de manière numérique, et non sur une feuille de papier au quai. Ainsi, ce que vous transmettez à l'agence d'intérim correspond à ce qui a effectivement été presté — et vous ne payez pas d'heures en trop.
4. Construisez un compteur par intérimaire. Nombre de jours, nombre de contrats journaliers successifs, cumul par semestre.
5. Consignez vos éléments de preuve au fur et à mesure. Volumes de commandes par jour, plannings de chargement, déclarations de maladie : c'est exactement la « preuve étayée statistiquement » qu'on vous demandera plus tard.

Avec une planification du personnel numérique et un enregistrement du temps de travail couplé, cela se fait en grande partie automatiquement : vous planifiez un shift, les heures sont enregistrées, et le suivi par collaborateur en découle sans que personne ne doive encore pointer au crayon.

Noyau fixe, couche flexible

Les entreprises qui s'en sortent bien font presque toutes la même chose : elles déterminent d'abord quelle part du volume est réellement structurelle et la couvrent avec leur propre personnel ou des contrats intérimaires de longue durée. Seule la couche supérieure — le pic imprévisible — est absorbée par des contrats courts et d'autres formes de travail flexible.

Faites cet exercice une fois par trimestre avec vos chiffres des mois écoulés. Dans de nombreux entrepôts, il apparaît qu'une grande partie du volume est prévisible et que les contrats journaliers sont surtout devenus une habitude. Chaque journée que vous faites passer du contrat journalier au contrat hebdomadaire fait baisser votre compteur et votre administration.

Pour en savoir plus sur la planification des shifts dans un environnement à volumes imprévisibles, lisez notre article sur la planification des shifts dans le port. Et si vous voulez savoir quels documents doivent être prêts lorsque l'inspection passe, consultez cette checklist.

En résumé

Le travail intérimaire reste un instrument indispensable en logistique, mais ce n'est pas un blanc-seing. Veillez à ce que chaque contrat ait un motif, à ce que votre besoin de flexibilité soit démontrable, à ce que vos heures soient enregistrées numériquement et à ce que vous sachiez, pour chaque intérimaire, combien de contrats journaliers successifs ont déjà été conclus. Vous resterez ainsi flexible — sans surprises sur votre décompte ONSS.