Calculer le congé maladie : guide employeur 2026

Qu'est-ce que le congé maladie et qui en fixe les règles ?

Le congé maladie est le droit d'un travailleur d'être absent du travail pour cause de maladie, sans que cela entraîne un licenciement ou une perte de salaire (sous certaines conditions). En Belgique, les règles relatives au congé maladie sont fixées par le contrat de travail, les conventions collectives de travail (CCT) et les dispositions légales.

En tant qu'employeur, tu es tenu de planifier correctement le congé maladie, de l'enregistrer et d'en assurer le traitement administratif. Cela permet d'éviter les litiges, de garantir le respect de la loi et de mieux estimer tes coûts salariaux.

Étapes pour calculer correctement le congé maladie

1. Vérifiez le contrat de travail et la CCT

Chaque contrat de travail et CCT sectorielle peut prévoir des règles différentes en matière de congé maladie. Certains secteurs offrent plus de jours de congé maladie que ce qui est légalement obligatoire, ou appliquent d'autres conditions. Assure-toi de disposer de ces documents et qu'ils sont à jour.

2. Enregistrez la déclaration de maladie

Un travailleur doit généralement signaler sa maladie le plus tôt possible (souvent dès le premier jour). Consigne :

• La date et l'heure de la déclaration
• La durée prévue de l'absence
• Les coordonnées du travailleur
• Le motif de la maladie (sans nécessité de détail)

Conserve ces informations dans ton administration du personnel ou dans ton système numérique.

3. Déterminez le salaire pendant le congé maladie

En Belgique, l'employeur doit généralement maintenir le salaire pendant le congé maladie, mais cela dépend de :

• La durée de la maladie : Les premiers jours sont souvent payés intégralement ; ensuite, le salaire peut diminuer (par exemple à 60 % ou 80 %).
• Le secteur et la CCT : L'Horeca-Café-Restaurant, les soins de santé, l'industrie et d'autres secteurs disposent parfois de régimes différents.
• Le contrat de travail : Certains contrats prévoient des indemnités plus élevées ou plus faibles.

Consulte ta CCT ou ton contrat de travail pour savoir avec certitude quel pourcentage tu dois payer et pendant combien de jours.

4. Calculez l'indemnité salariale

Le calcul est généralement le suivant :

Indemnité de congé maladie = (Salaire journalier brut) × (Nombre de jours de maladie) × (Pourcentage d'indemnisation)

Exemple : un travailleur gagne 50 € par jour. Pour les 3 premiers jours, tu paies 100 %, ensuite 80 %. Pour 5 jours de maladie :

• Jours 1–3 : 50 € × 3 × 100 % = 150 €
• Jours 4–5 : 50 € × 2 × 80 % = 80 €
• Total : 230 €

Attention : utilise toujours les salaires bruts et veille à appliquer les bons pourcentages par secteur et par CCT.

5. Intégrez-le dans la fiche de paie

Ajoute l'indemnité de congé maladie à la fiche de paie du mois concerné. Veille à ce qu'elle soit clairement indiquée comme « congé maladie » ou « indemnité maladie » afin que ton administration corresponde à tes enregistrements.

Obligations administratives en tant qu'employeur

Enregistrement et documentation

Tu dois être en mesure de démontrer que tu as correctement traité le congé maladie. Conserve :

• Les déclarations de maladie et les certificats médicaux (si requis)
• L'enregistrement des jours de maladie par travailleur
• Les fiches de paie avec les indemnités de congé maladie
• Les références à ta CCT ou à tes contrats de travail

Cela t'aide également lors de contrôles par l'inspection ou en cas de litiges.

Certificat médical

Selon la durée de la maladie et ta CCT, un certificat médical peut être obligatoire. Ce certificat doit provenir d'un médecin et documenter la période de maladie. Assure-toi de savoir quand tu peux l'exiger et comment le conserver.

Communication avec le travailleur

Veille à ce que le travailleur comprenne combien de jours de congé maladie il dispose et comment celui-ci est calculé. Cela évite les malentendus et instaure la confiance.

Erreurs fréquentes dans le calcul du congé maladie

Erreur 1 : Utiliser des pourcentages incorrects. Vérifie ta CCT et ton contrat de travail ; tous les secteurs n'appliquent pas les mêmes pourcentages d'indemnisation.

Erreur 2 : Ne pas enregistrer le congé maladie. Cela peut entraîner des litiges et perturber ton administration. Consigne tout.

Erreur 3 : Confondre congé maladie et congé annuel. Le congé maladie et le congé annuel sont distincts et sont calculés et enregistrés séparément.

Erreur 4 : Ne pas conserver correctement les certificats médicaux. Assure-toi de savoir combien de temps tu dois les conserver et où les stocker en toute sécurité.

Comment les outils numériques peuvent aider

De nombreux employeurs utilisent des systèmes de gestion du personnel ou des logiciels RH pour planifier et calculer automatiquement le congé maladie. Cela fait gagner du temps, évite les erreurs et rend l'administration plus transparente. Tu peux voir rapidement qui est malade, depuis combien de temps, et quel est l'impact sur la masse salariale.

L'enregistrement numérique facilite également le respect des obligations légales et permet de centraliser plus facilement les certificats médicaux et les déclarations de maladie.

Check-list pour les employeurs

• ✅ Vérifie ta CCT et tes contrats de travail sur les règles de congé maladie
• ✅ Mets en place un système pour les déclarations de maladie (téléphone, e-mail, application)
• ✅ Enregistre tous les jours de maladie par travailleur
• ✅ Calcule l'indemnité salariale correcte (pourcentage par secteur)
• ✅ Intègre le congé maladie dans ta fiche de paie
• ✅ Conserve les certificats médicaux et les déclarations
• ✅ Communique clairement avec les travailleurs sur leurs droits
• ✅ Envisage l'enregistrement numérique pour plus d'efficacité

Résumé

Calculer le congé maladie en tant qu'employeur demande de la rigueur : tu dois connaître ta CCT, enregistrer les déclarations de maladie, appliquer les bons pourcentages et tout consigner administrativement. Cela prend du temps, mais permet d'éviter les erreurs, les litiges et les amendes.

De nombreux employeurs trouvent utile de digitaliser ce processus, afin que les déclarations de maladie soient automatiquement intégrées dans la fiche de paie et que rien ne soit oublié. Plus ton système est performant, moins tu as de stress et plus tu peux te concentrer sur ton entreprise.

Tu as des questions sur ton secteur spécifique ou ta CCT ? Consulte ton organisation professionnelle ou ton conseiller RH.