Ziekteverlof berekenen: werkgeversgids 2026

Wat is ziekteverlof en wie bepaalt de regels?

Ziekteverlof is het recht van een werknemer om afwezig te zijn van het werk wegens ziekte, zonder dat dit leidt tot ontslag of loonverlies (onder bepaalde voorwaarden). In België zijn de regels voor ziekteverlof vastgelegd in de arbeidsovereenkomst, collectieve arbeidsovereenkomsten (CAO) en wettelijke bepalingen.

Als werkgever ben je verplicht om ziekteverlof correct in te plannen, vast te leggen en administratief af te handelen. Dit voorkomt geschillen, zorgt voor naleving van de wet en helpt je loonkosten beter in te schatten.

Stappen om ziekteverlof correct te berekenen

1. Controleer de arbeidsovereenkomst en CAO

Elke arbeidsovereenkomst en sector-CAO kan andere regels hebben voor ziekteverlof. Sommige sectoren bieden meer dagen ziekteverlof dan wettelijk verplicht, of hanteren andere voorwaarden. Zorg dat je deze documenten hebt en dat ze actueel zijn.

2. Registreer de ziektemelding

Een werknemer moet ziekte doorgaans zo snel mogelijk melden (vaak op de eerste dag). Leg vast:

• Datum en tijd van de meldingmelding
• Verwachte duur van de afwezigheid
• Contactgegevens van de werknemer
• Reden van ziekte (hoeft niet gedetailleerd te zijn)

Bewaar deze informatie in je personeelsadministratie of digitale systeem.

3. Bepaal het loon tijdens ziekteverlof

In België moet je werkgever meestal het loon doorbetalen tijdens ziekteverlof, maar dit hangt af van:

• De duur van de ziekte: De eerste dagen zijn vaak volledig doorbetaald; daarna kan het loon dalen (bijvoorbeeld naar 60% of 80%).
• De sector en CAO: Horeca, zorg, industrie en andere sectoren hebben soms verschillende regelingen.
• De arbeidsovereenkomst: Sommige contracten voorzien in hogere of lagere uitkeringen.

Raadpleeg je CAO of arbeidsovereenkomst om zeker te weten welk percentage je moet betalen en voor hoeveel dagen.

4. Bereken de loonuitkering

De berekening is doorgaans:

Ziekteverlofuitkering = (Bruto dagwage) × (Aantal ziekdagen) × (Uitkeringingspercentage)

Voorbeeld: Een werknemer verdient €50 per dag. Voor de eerste 3 dagen betaal je 100%, daarna 80%. Bij 5 ziekdagen:

• Dagen 1–3: €50 × 3 × 100% = €150
• Dagen 4–5: €50 × 2 × 80% = €80
• Totaal: €230

Let op: gebruik altijd de bruto lonen en zorg dat je de juiste percentages toepast per sector en CAO.

5. Verwerk het in de loonlijst

Voeg de ziekteverlofuitkering toe aan de loonlijst van de betreffende maand. Zorg dat het duidelijk is aangemerkt als "ziekteverlof" of "ziekteuitkering" zodat je administratie klopt met je registraties.

Administratieve verplichtingen als werkgever

Registratie en documentatie

Je moet kunnen aantonen dat je ziekteverlof correct hebt verwerkt. Bewaar:

• Ziektemeldingen en medische attesten (indien vereist)
• Registratie van ziekdagen per werknemer
• Loonlijsten met ziekteverlofuitkeringen
• Koppelingen naar je CAO of arbeidsovereenkomsten

Dit helpt je ook bij controles door de inspectie of bij geschillen.

Medisch attest

Afhankelijk van de duur van de ziekte en je CAO kan een medisch attest verplicht zijn. Dit attest moet van een arts komen en de ziekteperiode documenteren. Zorg dat je weet wanneer je dit mag eisen en hoe je het opslaat.

Communicatie met de werknemer

Zorg dat de werknemer begrijpt hoeveel ziekteverlof ze hebben en hoe het wordt berekend. Dit voorkomt misverstanden en zorgt voor vertrouwen.

Veelgemaakte fouten bij ziekteverlofberekening

Fout 1: Verkeerde percentages gebruiken. Controleer je CAO en arbeidsovereenkomst; niet alle sectoren hanteren dezelfde uitkeringspercentages.

Fout 2: Ziekteverlof niet registreren. Dit kan leiden tot geschillen en kan je administratie in de war schoppen. Leg alles vast.

Fout 3: Ziekteverlof verwarren met verlof. Ziekteverlof en jaarlijks verlof zijn verschillend en worden apart berekend en geregistreerd.

Fout 4: Medische attesten niet correct opslaan. Zorg dat je weet hoe lang je deze moet bewaren en waar je ze veilig opslaat.

Hoe digitale tools helpen

Veel werkgevers gebruiken personeelsbeheersystemen of HR-software om ziekteverlof automatisch in te plannen en te berekenen. Dit bespaart tijd, voorkomt fouten en maakt de administratie transparanter. Je kunt snel zien wie ziek is, hoe lang, en wat de loonimpact is.

Digitale registratie helpt ook bij naleving van wettelijke verplichtingen en maakt het makkelijker om medische attesten en ziektemeldingen centraal op te slaan.

Checklist voor werkgevers

• ✅ Controleer je CAO en arbeidsovereenkomsten op ziekteverlofregels
• ✅ Zet een systeem op voor ziektemeldingen (telefonisch, e-mail, app)
• ✅ Registreer alle ziekdagen per werknemer
• ✅ Bereken de juiste loonuitkering (percentage per sector)
• ✅ Verwerk ziekteverlof in je loonlijst
• ✅ Bewaar medische attesten en meldingen
• ✅ Communiceer duidelijk met werknemers over hun rechten
• ✅ Overweeg digitale registratie voor efficiëntie

Samenvatting

Ziekteverlof berekenen als werkgever vereist aandacht voor detail: je moet je CAO kennen, ziektemeldingen registreren, de juiste percentages toepassen en alles administratief vastleggen. Dit kost tijd, maar voorkomt fouten, geschillen en boetes.

Veel werkgevers vinden het handig om dit proces te digitaliseren, zodat ziektemeldingen automatisch in de loonlijst terechtkomen en niets wordt vergeten. Hoe beter je systeem, hoe minder stress en hoe meer je je kunt concentreren op je bedrijf.

Heb je vragen over je specifieke sector of CAO? Raadpleeg je vakorganisatie of HR-adviseur.