Télétravail en Belgique : que devez-vous enregistrer ?

Le télétravail est devenu une évidence pour de nombreuses entreprises belges. Mais que devez-vous exactement enregistrer en tant qu'employeur — et que risquez-vous si vous ne le faites pas ? La réglementation belge établit une distinction claire entre le télétravail structurel et le télétravail occasionnel, et les obligations diffèrent selon la forme. Cet article fait le point sur tout.

Télétravail structurel vs. occasionnel : la différence compte

Le droit du travail belge reconnaît deux formes de télétravail, chacune avec son propre cadre juridique.

Le télétravail structurel est un télétravail qui se déroule sur une base régulière — pensez à un collaborateur qui travaille depuis chez lui chaque lundi et jeudi. Selon le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale, celui-ci est régi par la CCT n° 85, applicable au secteur privé. Pour le télétravail structurel, une consignation écrite est obligatoire : elle se fait en l'intégrant au contrat de travail ou dans une annexe à celui-ci.

Le télétravail occasionnel est un travail à domicile ponctuel, par exemple lors d'une grève des trains ou pour des raisons personnelles. Il a obtenu un cadre légal via la Loi sur le travail faisable et maniable du 5 mars 2017. Pour cette forme, une annexe au contrat de travail n'est pas obligatoire, mais vous pouvez en tant qu'employeur élaborer une politique ou intégrer des accords dans le règlement de travail.

Que devez-vous obligatoirement enregistrer pour le télétravail structurel ?

La CCT n° 85 est claire sur ce qui doit figurer au minimum dans la convention ou l'annexe de télétravail. Si vous l'oubliez, vous prenez des risques lors d'une inspection sociale ou d'un conflit du travail.

• Où et quand le collaborateur peut télétravailler (et quand la présence au bureau est requise)
• L'horaire de travail et les plages de disponibilité : entre quelles heures le collaborateur doit-il être joignable ?
• Le matériel et le support technique : qui fournit l'ordinateur portable, le second écran, la connexion internet ?
• Le remboursement de frais : quels coûts l'employeur prend-il en charge ?
• Les règles en matière de sécurité des données : comment le collaborateur gère-t-il les données de l'entreprise en dehors du site ?
• Les critères de contrôle et d'évaluation : comment et sur quelle base la performance est-elle suivie ?

Si ces éléments sont absents, la réglementation du télétravail est juridiquement fragile. Consignez-les donc toujours par écrit, même s'il s'agit d'un collaborateur de confiance.

Horaire et disponibilité : pas un accord facultatif

Une erreur fréquente : les employeurs conviennent bien que quelqu'un travaille à domicile, mais pas quand cette personne doit être joignable. Cela crée des problèmes dans deux directions.

D'une part : lorsqu'aucun horaire de travail n'est fixé, l'employeur peut supposer que le collaborateur est disponible en permanence — avec un risque accru d'heures supplémentaires et de burn-out. D'autre part, la situation inverse s'applique également : sans horaire clair, il est difficile de suivre ou de contester objectivement les prestations.

Le collaborateur organise son travail dans le cadre du régime de temps de travail en vigueur dans l'entreprise. Il ou elle doit prester le nombre d'heures prévu dans le contrat de travail, mais n'est pas tenu de suivre l'horaire strictement minute par minute. Si vous souhaitez autoriser des horaires de travail différents, vous avez besoin d'une CCT spécifique ou d'une modification du règlement de travail.

Droit à la déconnexion : obligatoire aussi pour les télétravailleurs

Les entreprises comptant au moins 20 travailleurs sont légalement tenues de fixer les modalités du droit à la déconnexion. Ce droit — ancré dans la loi du 3 octobre 2022 — signifie que les travailleurs ne peuvent pas être contraints de répondre à des e-mails, messages ou appels téléphoniques en dehors des heures de travail. Pour les télétravailleurs, c'est particulièrement pertinent : la frontière entre travail et vie privée s'estompe plus vite lorsqu'on travaille à domicile. Adaptez donc explicitement les accords de déconnexion dans votre règlement de travail au contexte du télétravail.

Remboursement de frais : que dit l'ONSS ?

Pour le télétravail structurel, l'employeur est tenu d'intervenir dans les frais. L'ONSS accepte une indemnité forfaitaire de bureau de maximum 160,99 euros par mois (à partir du 1er mars 2026) pour les frais de bureau tels que le chauffage, l'électricité et le petit matériel de bureau. Ce montant est exonéré de cotisations de sécurité sociale.

En plus de cette indemnité de bureau, des forfaits complémentaires sont possibles :

• Jusqu'à 20 euros/mois pour l'utilisation professionnelle d'un ordinateur portable ou d'une connexion internet personnels
• Jusqu'à 10 euros/mois pour un second écran d'ordinateur en propriété personnelle
• Jusqu'à 5 euros/mois par appareil (max. 2 appareils, max. 3 ans) pour une imprimante ou un scanner

Vous souhaitez accorder un montant plus élevé ? Vous devez alors pouvoir démontrer qu'il s'agit d'un remboursement de frais réels — avec des pièces justificatives.

Tenez également compte du fait que l'employeur doit tenir à disposition des listes nominatives des travailleurs qui ont droit à une indemnité de télétravail pour un exercice fiscal donné. En cas d'absence prolongée (autre que les congés annuels), l'indemnité doit être réduite proportionnellement.

Enregistrement du temps en télétravail : déjà pertinent, obligatoire à partir de 2027

Même en télétravail, les temps de travail doivent être respectés et enregistrés, notamment dans le cadre de la réglementation européenne sur le temps de travail. C'est déjà un point d'attention aujourd'hui — et cela devient plus urgent.

À partir du 1er janvier 2027, la Belgique introduit un enregistrement digital obligatoire du temps de travail pour tous les employeurs. Cette obligation fait suite à un arrêt de la Cour de justice européenne de 2019, qui stipulait que les règles sur le temps de travail ne sont applicables que si le temps de travail est mesuré objectivement. Pour les télétravailleurs — qui travaillent en dehors de l'environnement de bureau fixe — un système numérique fiable est indispensable à cet effet.

Vous attendez jusqu'en 2027 ? Vous risquez alors de devoir improviser à la dernière minute. Des secteurs comme le nettoyage doivent d'ailleurs déjà enregistrer électroniquement de manière obligatoire depuis le 1er janvier 2025. Lisez notre article sur l'enregistrement digital du temps pour savoir comment mettre de l'ordre dans votre enregistrement du temps dès aujourd'hui.

Bien-être au travail : aussi votre responsabilité à domicile

La réglementation sur le bien-être s'applique sans restriction aux télétravailleurs. L'employeur reste responsable final de la sécurité et de la santé du collaborateur, même lorsque celui-ci travaille à domicile. Concrètement, cela signifie :

• Réaliser une analyse des risques du poste de télétravail (ergonomie, risques psychosociaux, travail sur écran)
• Informer le télétravailleur sur la politique de l'entreprise en matière de sécurité et de santé
• Prendre des mesures pour prévenir l'isolement et maintenir le lien avec l'équipe

Le télétravail à temps plein est pour cette raison déconseillé. Envisagez des jours de présence fixes ou des moments d'équipe réguliers pour maintenir le tissu social intact.

Check-list pratique pour les employeurs

Bien organiser le télétravail demande plus qu'un accord verbal. Utilisez cette check-list comme point de départ :

1. ✅ Convention de télétravail écrite ou annexe au contrat de travail (obligatoire pour le télétravail structurel)
2. ✅ Horaire de travail et plages de disponibilité fixés
3. ✅ Accords sur le matériel, le support IT et la sécurité des données
4. ✅ Remboursement de frais conforme aux directives de l'ONSS documenté
5. ✅ Liste nominative des bénéficiaires de l'indemnité de télétravail tenue à jour
6. ✅ Droit à la déconnexion intégré dans le règlement de travail (obligatoire à partir de 20 travailleurs)
7. ✅ Analyse des risques du poste de télétravail réalisée
8. ✅ Système d'enregistrement du temps prêt pour l'obligation de 2027

Tout gérer en un seul endroit

Le télétravail touche simultanément plusieurs processus RH : gestion des contrats, planification des horaires, enregistrement du temps et gestion des frais. Avec une plateforme intégrée comme Forganiser, vous gérez tous ces éléments de manière claire — de l'annexe de télétravail à l'enregistrement des heures prestées. Vous êtes ainsi non seulement conforme aujourd'hui, mais aussi prêt pour les obligations de demain.

Vous souhaitez également savoir comment cartographier les heures supplémentaires dans les équipes hybrides ? Lisez alors notre article sur la gestion des heures supplémentaires. Ou découvrez comment une planification intelligente du personnel fait également la différence en télétravail.