Interimkrachten inplannen in de logistiek: zo pak je het aan

In veel magazijnen en distributiecentra is interim geen noodoplossing meer, maar een vast onderdeel van de bezetting. Een order van een grote klant, een piek rond de eindejaarsperiode, twee orderpickers die tegelijk uitvallen: het uitzendkantoor bellen is vaak de snelste reflex.

Die snelheid heeft een keerzijde. Interimkrachten zitten zelden in hetzelfde planningssysteem als je eigen mensen, hun uren komen via een apart kanaal binnen, en de administratieve verantwoordelijkheden zijn verdeeld over twee werkgevers. Het resultaat: dubbele bezetting op de ene shift, gaten op de andere, en discussies over gepresteerde uren op het einde van de week.

Hieronder lopen we door wat je als gebruiker moet weten en doen om interim in de logistiek beheersbaar te houden.

Begin bij je basisbezetting, niet bij het uitzendkantoor

De meest gemaakte fout: interim inzetten om een structureel bezettingsprobleem te maskeren. Als je elke week dezelfde vijf interimkrachten op dezelfde avondshift zet, heb je geen piek — je hebt een openstaande vacature.

Maak daarom eerst het onderscheid zichtbaar in je planning:

• Basisbezetting: het aantal mensen dat je nodig hebt op een normale dag, ingevuld door vaste medewerkers.
• Variabele laag: pieken die je kan voorspellen (seizoen, maandeinde, promoacties van klanten).
• Onvoorziene laag: ziekte, no-shows, plotse volumes.

Pas als die drie lagen apart zichtbaar zijn, kan je beoordelen of interim de juiste oplossing is, of dat een aanpassing van je vaste uurroosters of een pool van deeltijdse medewerkers goedkoper uitkomt.

Een concreet voorbeeld: een magazijn met 40 vaste medewerkers dat elke maandag en dinsdag 8 extra pickers nodig heeft, plant beter een structurele extra ploeg dan wekelijks 16 losse interimdagen aan te vragen. Die twee vaste dagen zijn immers geen piek meer.

De wettelijke motieven: waarom mag je interim inzetten?

Uitzendarbeid in België is geregeld door de wet van 24 juli 1987 en cao nr. 108. Belangrijk: uitzendarbeid mag niet zomaar. Er zijn zes wettelijk omschreven motieven, en per motief gelden eigen voorwaarden, maximumduur en procedures. De bekendste in een logistieke context zijn:

• vervanging van een vaste werknemer van wie het contract tijdelijk geschorst is (bijvoorbeeld bij ziekte of verlof);
• tijdelijke vermeerdering van werk, denk aan seizoenspieken of een nieuw klantcontract;
• uitvoering van een uitzonderlijk werk, zoals een inventaris of een verhuis van je magazijn;
• instroom: je wil de uitzendkracht na de opdracht vast aanwerven voor dezelfde functie.

Voor sommige motieven moet je vooraf de syndicale delegatie informeren of hun akkoord hebben. De volledige lijst en de procedures per motief staan bij FOD Werkgelegenheid. Noteer het motief altijd in je eigen dossier — bij een sociale inspectie is dat het eerste wat gevraagd wordt.

Dimona: wie doet wat?

Dit is het punt waar in de praktijk het vaakst verwarring over bestaat. Bij uitzendarbeid is het uitzendkantoor de juridische werkgever. Het uitzendkantoor doet dus de Dimona-aangifte voor de uitzendkracht — als gebruiker mag jij die aangifte niet doen. In de aangifte wordt jouw onderneming wel vermeld als gebruiker.

Wat betekent dat concreet voor jou?

• Je moet geen Dimona indienen voor interimkrachten, wel voor je eigen personeel, je studenten en je flexijobbers.
• Je blijft wel verantwoordelijk voor wat er op je site gebeurt: arbeidsduur, rusttijden, welzijn op het werk en de correcte toepassing van je arbeidsreglement tijdens de tewerkstelling.
• Controleer bij aankomst of de uitzendkracht effectief is aangemeld. Uitzendkrachten kunnen dat zelf nakijken via de dienst Interim@work van de sociale zekerheid.

Voor je eigen flexibele krachten blijft de aangifteplicht wél bij jou liggen. Hoe je dat automatiseert, lees je in Dimona's en contracten automatiseren.

Werkpostfiche en onthaal: het stuk dat vaak vergeten wordt

In een magazijn met heftrucks, reachtrucks, laadkades en manuele lasten zijn de risico's reëel. Daarom bestaat de werkpostfiche: een document dat de kenmerken van de werkpost, de risico's, de preventiemaatregelen, de vereiste werkkledij en het gezondheidstoezicht beschrijft.

Luik A vul je in als gebruiker — niet het uitzendkantoor. Wettelijk is de fiche verplicht voor werkposten waarvoor voorafgaand gezondheidstoezicht vereist is, maar in de praktijk raadt Preventie en Interim aan om voor elke werkpost een fiche op te stellen.

Maak het jezelf makkelijk: stel één keer per functieprofiel een fiche op (orderpicker, heftruckchauffeur, ontvangst, expeditie) en hergebruik die. Zo hoef je niet bij elke aanvraag opnieuw te beginnen.

Voeg daar een kort, vast onthaalmoment aan toe van tien tot vijftien minuten: veiligheidsinstructies, rondleiding, wie is de aanspreekpersoon, waar registreer je je uren. Een interimkracht die niet weet waar hij moet inklokken, kost je meer tijd dan dat onthaal.

Zet interim in hetzelfde uurrooster als je vaste mensen

Zolang uitzendkrachten in een aparte lijst of in de mailbox van je planner leven, klopt je bezetting nooit helemaal. Plan ze in hetzelfde rooster als je eigen ploegen, met dezelfde shiftcodes en dezelfde competentievereisten.

Dat levert drie dingen op:

1. Realtime zicht op de totale bezetting per shift, inclusief interim — geen dubbeltellingen meer.
2. Correcte urencontrole: je vergelijkt geplande uren met werkelijk gepresteerde uren, ook voor interim. Handig bij het nazicht van de prestatiestaten die het uitzendkantoor factureert.
3. Competentiebeheer: alleen wie een geldig heftruckattest heeft, kan op een heftruckshift ingepland worden.

De combinatie van tijdsregistratie en planning maakt het verschil. Weet je precies wie wanneer heeft ingeklokt, dan is de discussie over een half uur wachttijd aan de kade meteen beslecht.

Wat kost een interimkracht echt?

Een uitzendkracht heeft recht op hetzelfde loon als wanneer hij rechtstreeks bij jou in dienst zou zijn voor dezelfde functie. Bovenop dat brutoloon rekent het uitzendkantoor een coëfficiënt aan die de patronale lasten, verzekeringen, administratie en marge dekt.

Vraag die coëfficiënt altijd expliciet en schriftelijk op, en check wat er precies in zit:

• Worden ploegenpremies, nachttoeslagen en overuren mee vermenigvuldigd met de coëfficiënt?
• Hoe worden wachturen, verplaatsingsvergoedingen en maaltijdcheques verrekend?
• Wat is het minimum aantal uren dat per oproep gefactureerd wordt?
• Is er een vergoeding verschuldigd als je de uitzendkracht vast in dienst neemt?

Zet die reële uurkost vervolgens naast de kost van een eigen medewerker of van andere vormen van flexibele arbeid. Vaak blijkt interim uitstekend voor korte, onvoorspelbare pieken en duur voor terugkerende, planbare volumes.

Instroom: plan de doorstroom naar vast

Het instroommotief is in de logistiek een van de nuttigste instrumenten: je leert iemand kennen op de vloer voor je een contract van onbepaalde duur tekent. Maar het werkt alleen als je het bewust opvolgt.

Spreek intern af dat elke interimkracht na een vaste periode — bijvoorbeeld drie of vier weken — een korte evaluatie krijgt van de ploegverantwoordelijke: kwaliteit, tempo, veiligheid, betrouwbaarheid. Wie goed scoort, krijgt een aanbod voor je personeelsbestand. Zo bouw je met je uitzendkantoor een instroomkanaal in plaats van een draaideur.

Checklist voor je volgende interimaanvraag

• Motief bepaald en gedocumenteerd, procedure gerespecteerd
• Functieprofiel en vereiste attesten duidelijk doorgegeven
• Werkpostfiche (luik A) ingevuld en bezorgd aan het uitzendkantoor
• Bevestigd dat het uitzendkantoor de Dimona heeft gedaan
• Shift ingepland in hetzelfde uurrooster als je vaste ploegen
• Onthaal en veiligheidsinstructie voorzien op dag één
• Tijdsregistratie geactiveerd, ook voor de interimkracht
• Prestatiestaat vergeleken met je eigen urenregistratie vóór goedkeuring van de factuur

Interim blijft een krachtig instrument om volumeschommelingen op te vangen. Het wordt pas duur wanneer je het gebruikt om een planningsprobleem te verbergen. Breng je basisbezetting eerst op orde, en gebruik interim daarna gericht voor wat het is: flexibiliteit met een prijskaartje dat je kent.