Telewerk registratie verplichtingen België: wat leg je vast?

Telewerk is voor veel Belgische bedrijven de gewoonste zaak van de wereld geworden. Maar wat moet je als werkgever nu precies vastleggen — en wat riskeer je als je dat niet doet? De Belgische regelgeving maakt een duidelijk onderscheid tussen structureel en occasioneel telewerk, en de verplichtingen verschillen naargelang de vorm. Dit artikel zet alles op een rij.

Structureel vs. occasioneel telewerk: het verschil telt

Belgisch arbeidsrecht kent twee vormen van telewerk, elk met een eigen juridisch kader.

Structureel telewerk is telewerk dat op regelmatige basis plaatsvindt — denk aan een medewerker die elke maandag en donderdag van thuis werkt. Volgens de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg wordt dit geregeld door cao nr. 85, die van toepassing is op de privésector. Voor structureel telewerk is een schriftelijke neerslag verplicht: dit gebeurt door het op te nemen in het arbeidscontract of in een bijlage ervan.

Occasioneel telewerk is incidenteel thuiswerken, bijvoorbeeld bij een treinstaking of om persoonlijke redenen. Dit kreeg een wettelijk kader via de Wet Werkbaar en Wendbaar Werk van 5 maart 2017. Voor deze vorm is een bijlage in de arbeidsovereenkomst niet verplicht, maar je kan als werkgever wel een policy uitwerken of afspraken opnemen in het arbeidsreglement.

Wat moet je verplicht vastleggen bij structureel telewerk?

Cao nr. 85 is duidelijk over wat er minimaal in de telewerkovereenkomst of -bijlage moet staan. Vergeet je dit, dan loop je risico bij een sociale inspectie of arbeidsconflict.

• Waar en wanneer de medewerker mag telewerken (en wanneer aanwezigheid op kantoor vereist is)
• Het uurrooster en de bereikbaarheidsvensters: tussen welke tijdstippen moet de medewerker beschikbaar zijn?
• Apparatuur en technische ondersteuning: wie levert de laptop, het tweede scherm, de internetverbinding?
• Onkostenvergoeding: welke kosten neemt de werkgever op zich?
• Regels inzake gegevensbeveiliging: hoe gaat de medewerker om met bedrijfsdata buiten de vestiging?
• Controle- en beoordelingscriteria: hoe en op basis waarvan wordt de prestatie opgevolgd?

Ontbreken deze elementen, dan is de telewerkregeling juridisch kwetsbaar. Leg ze dus altijd schriftelijk vast, ook als het om een vertrouwde medewerker gaat.

Uurrooster en bereikbaarheid: geen vrijblijvende afspraak

Een veelgemaakte fout: werkgevers spreken wel af dat iemand thuis werkt, maar niet wanneer die persoon bereikbaar moet zijn. Dat creëert problemen in twee richtingen.

Enerzijds: wanneer er geen werkrooster wordt vastgelegd, kan de werkgever veronderstellen dat de medewerker continu beschikbaar is — met een verhoogd risico op overuren en burn-out. Anderzijds geldt ook de omgekeerde situatie: zonder duidelijk uurrooster is het moeilijk om prestaties objectief op te volgen of te betwisten.

De medewerker organiseert zijn werk binnen de in het bedrijf geldende arbeidstijdregeling. Hij of zij moet het aantal uren presteren dat in de arbeidsovereenkomst is vastgelegd, maar hoeft het uurrooster niet strikt minuut per minuut te volgen. Wil je afwijkende werktijden toestaan, dan heb je daarvoor een specifieke cao of een aanpassing van het arbeidsreglement nodig.

Recht op deconnectie: ook voor telewerkers verplicht

Ondernemingen met minstens 20 werknemers zijn wettelijk verplicht om de modaliteiten van het recht op deconnectie vast te leggen. Dit recht — verankerd in de wet van 3 oktober 2022 — betekent dat werknemers buiten de werkuren niet verplicht kunnen worden om e-mails, berichten of telefoontjes te beantwoorden. Voor telewerkers is dit extra relevant: de grens tussen werk en privé vervaagt sneller als je thuis werkt. Stem de deconnectieafspraken in je arbeidsreglement dan ook expliciet af op de telewerkcontext.

Onkostenvergoeding: wat zegt de RSZ?

Bij structureel telewerk is de werkgever verplicht tussen te komen in de kosten. De RSZ aanvaardt een forfaitaire bureauvergoeding van maximaal 160,99 euro per maand (vanaf 1 maart 2026) voor kantoorkosten zoals verwarming, elektriciteit en klein bureaumateriaal. Dit bedrag is vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen.

Bovenop die bureauvergoeding zijn er aanvullende forfaits mogelijk:

• Tot 20 euro/maand voor het professioneel gebruik van een eigen laptop of internetverbinding
• Tot 10 euro/maand voor een tweede computerscherm in eigen bezit
• Tot 5 euro/maand per toestel (max. 2 toestellen, max. 3 jaar) voor printer of scanner

Wil je een hoger bedrag toekennen? Dan moet je kunnen aantonen dat het om een werkelijke onkostenvergoeding gaat — met bewijsstukken.

Houd er ook rekening mee dat de werkgever nominatieve lijsten ter beschikking moet houden met de werknemers die voor een bepaald aanslagjaar recht hebben op een thuiswerkvergoeding. Bij lange afwezigheid (anders dan jaarlijkse vakantie) moet de vergoeding evenredig worden verminderd.

Tijdsregistratie bij telewerk: nu al relevant, vanaf 2027 verplicht

Ook tijdens telewerk moeten de arbeidstijden gerespecteerd en geregistreerd worden, zeker in het kader van de Europese arbeidstijdregelgeving. Dat is vandaag al een aandachtspunt — en het wordt urgenter.

Vanaf 1 januari 2027 voert België een algemene verplichte digitale tijdsregistratie in voor alle werkgevers. Die verplichting volgt mee op een arrest van het Europees Hof van Justitie uit 2019, dat stelde dat arbeidstijdregels alleen afdwingbaar zijn als de arbeidstijd objectief wordt gemeten. Voor telewerkers — die buiten de vaste kantooromgeving werken — is een betrouwbaar digitaal systeem daarvoor onmisbaar.

Wacht je tot 2027? Dan loop je het risico dat je op het laatste moment moet improviseren. Sectoren zoals de schoonmaak moeten trouwens al sinds 1 januari 2025 verplicht elektronisch registreren. Lees meer over hoe je je tijdsregistratie vandaag al op orde brengt in ons artikel over digitale tijdsregistratie.

Welzijn op het werk: ook thuis jouw verantwoordelijkheid

De welzijnsreglementering geldt onverkort voor telewerkers. De werkgever blijft eindverantwoordelijke voor de veiligheid en gezondheid van de medewerker, ook als die thuis werkt. Concreet betekent dit:

• Een risicoanalyse van de thuiswerkpost uitvoeren (ergonomie, psychosociale risico's, beeldschermwerk)
• De telewerker informeren over het bedrijfsbeleid inzake veiligheid en gezondheid
• Maatregelen nemen om isolatie te voorkomen en de verbondenheid met het team te bewaren

Voltijds telewerk is om die reden af te raden. Overweeg vaste aanwezigheidsdagen of regelmatige teammomenten om het sociaal weefsel intact te houden.

Praktische checklist voor werkgevers

Telewerk goed organiseren vraagt meer dan een mondelinge afspraak. Gebruik deze checklist als vertrekpunt:

1. ✅ Schriftelijke telewerkovereenkomst of bijlage bij het arbeidscontract (verplicht bij structureel telewerk)
2. ✅ Uurrooster en bereikbaarheidsvensters vastgelegd
3. ✅ Afspraken over apparatuur, IT-ondersteuning en gegevensbeveiliging
4. ✅ Onkostenvergoeding conform RSZ-richtlijnen gedocumenteerd
5. ✅ Nominatieve lijst van rechthebbenden op thuiswerkvergoeding bijgehouden
6. ✅ Recht op deconnectie opgenomen in arbeidsreglement (verplicht vanaf 20 werknemers)
7. ✅ Risicoanalyse thuiswerkpost uitgevoerd
8. ✅ Tijdsregistratiesysteem klaar voor de verplichting van 2027

Alles op één plek beheren

Telewerk raakt aan meerdere HR-processen tegelijk: contractbeheer, uurroosterplanning, tijdsregistratie en onkostenbeheer. Met een geïntegreerd platform zoals Forganiser houd je al die elementen overzichtelijk bij — van de telewerkbijlage tot de registratie van gepresteerde uren. Zo ben je niet alleen vandaag compliant, maar ook klaar voor de verplichtingen van morgen.

Wil je ook weten hoe je overuren in kaart brengt bij hybride teams? Lees dan ons artikel over overuren beheren. Of bekijk hoe slimme personeelsplanning ook bij telewerk het verschil maakt.